Sáng Chủ nhật, Chị Dậu ngồi trước laptop với cốc cà phê đã nguội. Trên bàn là sổ tay ghi chép lung tung: "Thuê nhà 4 triệu", "Học phí hai con 4.3 triệu", "Xăng xe 89 nghìn"… Chị thở dài nhìn tổng chi tiêu tháng này: đã hết 10.6 triệu rồi mà mới giữa tháng. "Mình biết mình đang chi tiêu nhiều rồi," Chị nghĩ, "nhưng làm sao để KIỂM SOÁT được? Làm sao biết mình còn dư bao nhiêu cho từng khoản?"
Câu hỏi này không chỉ của riêng Chị Dậu. Theo khảo sát, có tới 78% gia đình Việt thu nhập trung bình quản lý tài chính bằng cách "nhớ trong đầu" hoặc ghi sổ tay lộn xộn. Kết quả? Đến cuối tháng vẫn không hiểu tiền đi đâu hết, vượt ngân sách mà không hay biết, kế hoạch đầu tư trở thành ước mơ xa vời.
Trong bài này, chúng ta sẽ cùng Chị Dậu khám phá HODLVN Family Finance System - hay gọi tắt là HFFS - một hệ thống quản lý tài chính gia đình hoàn toàn miễn phí trên Google Sheets. Sau 15 phút, bạn sẽ hiểu tại sao HFFS là công cụ Chị Dậu cần để biến những con số rối rắm thành kế hoạch rõ ràng. Và quan trọng hơn, bạn sẽ biết liệu công cụ này có phù hợp với gia đình mình hay không.
"Em thử nhiều app quản lý chi tiêu rồi anh ạ," Chị Dậu kể với chồng. "Cái thì phải trả phí 99 nghìn một tháng, cái thì toàn tiếng Anh khó hiểu, cái thì chỉ ghi thu chi đơn giản mà không theo dõi được nợ và đầu tư. Em cần một thứ gì đó… toàn diện hơn."
Hệ thống Quản lý Tài chính Gia đình toàn diện - HODLVN Family Finance System - viết tắt là HFFS - chính là câu trả lời. HFFS là một hệ thống quản lý tài chính gia đình được xây dựng trên nền tảng Google Sheets kết hợp với Google Apps Script, phát triển bởi HODL.VN.
Nghe có vẻ kỹ thuật?
Đừng lo.
Thực chất bạn chỉ cần biết mở Google Sheets là đủ, phần còn lại hệ thống lo hết.
HFFS sinh ra để giải quyết đúng bài toán của gia đình Việt như Chị Dậu:
Hệ thống này không hứa hẹn làm giàu nhanh, không có công thức thần thánh. Nó chỉ đơn giản giúp bạn nhìn thấy RÕ RÀNG mình đang ở đâu, và có KẾ HOẠCH cụ thể để đến đích.
Điểm đặc biệt nhất?
HFFS hoàn toàn miễn phí. Không phải kiểu "dùng thử 7 ngày rồi phải trả tiền". Không phải "miễn phí nhưng giới hạn tính năng". Mà là miễn phí thật sự, vĩnh viễn, đầy đủ tính năng.
Tại sao? Vì nó chạy trên Google Sheets của bạn, dữ liệu nằm trên Google Drive của bạn, không có máy chủ bên ngoài, không có chi phí duy trì.
Lưu ý quan trọng: Google Sheets là miễn phí với tài khoản Gmail thông thường. Bạn không cần phải trả tiền gì cả, chỉ cần có kết nối internet.
Tối Chủ Nhật, sau khi con đi ngủ, Chị Dậu mở laptop và lần đầu nhìn thấy HFFS. Màn hình hiện lên một menu gọn gàng bên phải với các mục: Nhập Thu nhập, Nhập Chi tiêu, Thêm Khoản Nợ, Giao dịch Chứng khoán…
"Trông có vẻ nhiều thứ quá," Chị nghĩ. "Mình có cần dùng hết không nhỉ?"
Câu trả lời là KHÔNG.
HFFS được thiết kế theo nguyên tắc "bắt đầu đơn giản, mở rộng dần". Tuần đầu, Chị Dậu chỉ cần dùng 2 chức năng: Nhập Thu nhập và Nhập Chi tiêu. Khi đã quen, Chị mới thêm Quản lý Nợ. Tháng sau mới bắt đầu dùng phần Đầu tư. Từng bước một, không vội vã.
Về bản chất, HFFS hoạt động theo mô hình 3 tầng đơn giản:
Tầng 1 - Nhập liệu (Input Layer): Đây là nơi bạn ghi lại các giao dịch tài chính. HFFS có 10 forms khác nhau, mỗi loại giao dịch một form riêng. Bạn chỉ cần click vào menu, chọn loại giao dịch, điền thông tin vào form (giống như điền form Google), rồi nhấn nút. Xong. Mất khoảng 30 giây cho một giao dịch.
Tầng 2 - Lưu trữ (Storage Layer): Sau khi bạn nhấn nút, dữ liệu tự động được lưu vào đúng sheet tương ứng. Có 12 sheets chính, mỗi sheet một mục đích. Bạn không cần phải tự điền vào sheet, hệ thống làm hộ bạn. Và quan trọng là, mọi công thức tính toán, tổng hợp, phân tích đều được cài đặt sẵn.
Tầng 3 - Báo cáo (Output Layer): Đây là phần thú vị nhất. Mỗi khi bạn thêm một giao dịch mới, Dashboard tự động cập nhật. Bạn sẽ thấy ngay: tổng thu tháng này, tổng chi đã bao nhiêu, còn bao nhiêu trong ngân sách, danh mục đầu tư đang lãi hay lỗ. Tất cả hiển thị bằng biểu đồ màu sắc dễ nhìn.
Dưới đây là bảng tóm tắt 12 sheets chính trong HFFS:
| STT | Tên Sheet | Ký hiệu | Mục đích chính |
|---|---|---|---|
| 1 | Thu nhập | THU | Ghi nhận mọi khoản thu (lương, thưởng, thu nhập phụ, bán tài sản…) |
| 2 | Chi tiêu | CHI | Theo dõi chi phí theo 10 danh mục (ăn uống, đi lại, nhà ở, y tế…) |
| 3 | Quản lý nợ | QUẢN LÝ NỢ | Danh sách các khoản nợ, lãi suất, kỳ hạn, ngày đáo hạn |
| 4 | Trả nợ | TRẢ NỢ | Lịch sử trả nợ, tính gốc + lãi tự động |
| 5 | Chứng khoán | CHỨNG KHOÁN | Mua/bán cổ phiếu, theo dõi lãi/lỗ, quản lý margin |
| 6 | Vàng | VÀNG | Giao dịch vàng (SJC, PNJ, DOJI…) theo chỉ/lượng |
| 7 | Cryptocurrency | CRYPTO | Mua/bán Bitcoin, Ethereum và các coin khác |
| 8 | Đầu tư khác | ĐẦU TƯ KHÁC | BĐS, quỹ đầu tư, trái phiếu, tiết kiệm ngân hàng |
| 9 | Cổ tức | CỔ TỨC | Ghi nhận cổ tức tiền mặt và cổ phiếu nhận được |
| 10 | Ngân sách | BUDGET | Đặt mục tiêu chi tiêu và đầu tư, cảnh báo tự động |
| 11 | Dashboard | DASHBOARD | Báo cáo tổng quan, biểu đồ phân tích |
| 12 | Tổng quan | TỔNG QUAN | Snapshot tài chính theo tháng/quý/năm |
Nhìn bảng trên, bạn có thể nghĩ: "12 sheets nghe nhiều quá!" Nhưng hãy nhớ, tuần đầu Chị Dậu chỉ dùng sheet THU và CHI thôi. Các sheet khác sẽ dùng dần khi cần.
Trước đây, Chị Dậu chỉ nghĩ trong đầu các khoản thu nhập hàng tháng. Và hiếm khi cộng tổng để biết được quá trình phát triển thu nhập. Đây là điểm yếu với hầu hết các hộ gia đình, chỉ nghĩ về thu nhập trong đầu và không có lộ trình gia tăng thu nhập theo lạm phát hàng năm.
Với HFFS, Chị Dậu đã rõ ràng toàn bộ các khoản thu, tổng thu nhập và còn có thể tự thêm biểu đồ cho thấy quá trình tăng trưởng thu nhập mỗi tháng.
Cuối tháng Chị Dậu thường tự hỏi: "Mình đã chi 18 triệu vào đâu hết vậy?" Giờ thì không còn nữa.
Mỗi khi chi tiêu, Chị mở điện thoại, click vào Menu Quản Lý Tài Chính, chọn "Nhập Chi tiêu", điền số tiền và danh mục (ví dụ: "Ăn uống" hoặc "Đi lại"), xong. Mất 20 giây.
Hệ thống tự động tổng hợp theo ngày, theo tuần, theo tháng. Chị có thể thấy ngay:
Rõ ràng từng đồng. Không còn cảm giác "tiền cứ bay đi đâu mất".
Mẹo thực hành: Nếu không có các khoản chi quá thường xuyên, bạn có thể dành khoảng 10 phút mỗi ngày vào buổi tối để nhập các khoản chi trong ngày.
Một vấn đề nữa về Nợ, là chúng ta hiếm khi ghi rõ các khoản nợ và tính toán kế hoạch trả nợ, theo dõi quá trình trả nợ + Lãi đã trả để biết giá trị thực của khoản nợ.
Làm sao nhớ được các khoản nợ khác nhau, mỗi khoản một lãi suất, một ngày đáo hạn? HFFS giúp bạn điều này:
Khi thêm một khoản nợ vào hệ thống, bạn điền: tên khoản nợ, số tiền gốc, lãi suất, kỳ hạn. Ví dụ, Chị Dậu có khoản nợ "XEMAY20250901" với số tiền gốc 80 triệu, lãi suất 0.13%/năm, kỳ hạn 72 tháng. Hệ thống tự động tính:
Mỗi khi trả nợ, bạn ghi lại trong sheet TRẢ NỢ. Chị Dậu tháng 10 này đã trả 2.563 triệu (trả gốc 1.73 triệu + lãi 833 nghìn). Hệ thống sẽ cập nhật số dư nợ còn lại tự động. Bạn luôn biết mình đang ở đâu trong hành trình thoát nợ.
Đặc biệt, HFFS có một tính năng thông minh: Khi bạn thêm khoản nợ mới (ví dụ vay ngân hàng 80 triệu mua xe máy), hệ thống tự động tạo một khoản thu "Vay nợ XEMAY20250901" trong sheet THU. Tại sao? Vì về mặt dòng tiền, khi vay tiền, tài khoản ngân hàng của bạn tăng lên. Đây là logic đúng trong kế toán. Nhiều người quên điều này và số liệu bị sai lệch.
Mẹo hay: Hãy mã hóa các khoản nợ theo tên và kèm them năm - ngày - tháng như một ID của hợp đồng kinh tế, giúp bạn dễ hiểu hơn.
Chị Dậu có 2.7 triệu trong tài khoản chứng khoán và 3 triệu gửi quỹ đầu tư. Trước đây, Chị phải mở 2 app khác nhau để xem. Giờ thì tất cả hiển thị trong một File để xem xét kỹ dòng tiền thực tế qua từng năm và xem lại được lịch sử các năm.
HFFS hỗ trợ 4 loại đầu tư phổ biến của người Việt:
Chứng khoán:
Ghi nhận mua/bán cổ phiếu với đầy đủ thông tin (mã CK, số lượng, giá, phí, thuế). Hệ thống tự động tính lãi/lỗ. Đặc biệt, nếu bạn dùng margin (vay ký quỹ), HFFS cũng theo dõi được số tiền vay và lãi margin. Ví dụ, Chị Dậu đã mua 200 CP mã POW với giá 13.500 đồng/CP, tổng giá trị 2.7 triệu. Hệ thống ghi nhận và tính phí tự động.
Ngoài ra, HFFS cũng cho phép bạn quản lý Cổ tức và chủ động điều chỉnh giá vốn theo Logics:
Khi thực hiện lệnh bán sẽ theo nguyên tắc LIFO - Last In First Out. Mua cuối cùng - Bán đầu tiên mà không theo nguyên tắc Giá vốn trung bình để phù hợp với nguyên tắc quản lý đầu tư.
Vàng:
Hỗ trợ nhiều loại vàng (SJC, PNJ, DOJI, nhẫn, miếng…) với đơn vị tính linh hoạt (chỉ, lượng, cây). Bạn sẽ biết mình đang có bao nhiêu chỉ vàng, mua giá bao nhiêu, giá hiện tại thế nào. Form nhập liệu có dropdown chọn loại vàng và đơn vị, rất tiện lợi.
Cryptocurrency:
Theo dõi Bitcoin, Ethereum và các altcoin. Nhập số lượng coin, giá mua (USD), tỷ giá USD/VND. Hệ thống tự động quy đổi và tính tổng giá trị bằng VND. Ví dụ mua 1 ETH giá 4.100 USD, tỷ giá 24.500 VND/USD, hệ thống tự tính tổng = 100.45 triệu VND.
Đầu tư khác:
Bất động sản, quỹ đầu tư, trái phiếu, tiết kiệm ngân hàng… Bất cứ thứ gì không thuộc 3 loại trên đều vào đây. Chị Dậu đang có 3 triệu trong quỹ đầu tư với lãi suất 4.8%/năm, kỳ hạn 12 tháng. Hệ thống tính dự kiến lợi nhuận: 3.144 triệu (gốc + lãi).
Tất cả 4 loại này được tổng hợp trong Dashboard. Bạn sẽ thấy biểu đồ cột cho thấy tỷ trọng mỗi loại tài sản. Chị Dậu nhìn vào và thấy:
"À ra mình đang có 2.6% chứng khoán, 2.88% đầu tư khác. Phần lớn vẫn là tiền mặt. Cần tăng tỷ trọng đầu tư để tiền sinh lời."
Đây là tính năng Chị Dậu thích nhất. Đầu tháng, Chị đặt ngân sách:
Trong tháng, mỗi khi chi tiêu, hệ thống tự động so sánh với ngân sách đã đặt.
HFFS dùng hệ thống màu sắc như đèn giao thông:
Ví dụ cụ thể từ gia đình Chị Dậu tháng 10/2025:
| Danh mục | Ngân sách | Đã chi | Còn lại | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|
| Ăn uống | 5,376,000 | 2,100,000 | 3,276,000 | Xanh (39.1%) |
| Đi lại | 307,200 | 89,000 | 218,200 | Xanh (29.0%) |
| Nhà ở | 3,993,600 | 4,000,000 | -6,400 | Đỏ (100.2%) |
| Y tế | 460,800 | 0 | 460,800 | Xanh (0%) |
| Giáo dục | 4,300,800 | 4,300,000 | 800 | Vàng (100.0%) |
| Mua sắm | 307,200 | 0 | 307,200 | Xanh (0%) |
| Giải trí | 460,800 | 190,000 | 270,800 | Xanh (41.2%) |
Nhìn bảng, Chị Dậu thấy ngay: "Chi phí nhà ở đã vượt ngân sách 6.400 đồng rồi - đỏ. Giáo dục đã dùng hết đúng bằng ngân sách - vàng. Còn ăn uống mới dùng 39% - xanh, vẫn an toàn."
Đặc biệt, ở cấp độ tổng thể, Chị cũng thấy:
"Ồ, mình đã đầu tư đủ số định trước rồi," Chị mừng. "Và cũng gần đủ số trả nợ tháng này. Chỉ cần chú ý chi tiêu thôi."
Cảnh báo: Đừng đặt ngân sách quá chặt trong tháng đầu. Hãy quan sát 2-3 tháng để biết mức chi tiêu thực tế, rồi mới điều chỉnh.
Đây là nơi Chị Dậu mở đầu tiên mỗi sáng. Dashboard hiển thị toàn bộ tình hình tài chính trong một màn hình:
Bên cạnh con số, có biểu đồ cột cho thấy phân bổ tài sản: Cột Tiền mặt cao nhất, tiếp theo là Thu, Chi, Trả nợ, Chứng khoán, Đầu tư khác… Tất cả hiển thị rõ ràng, màu sắc khác nhau.
Có thêm bảng "Thống kê tài chính gia đình năm 2025" hiển thị số liệu theo từng tháng:
Chị có thể thấy xu hướng qua các tháng: Tháng nào chi nhiều, tháng nào đầu tư nhiều, dòng tiền có cải thiện không.
Sáng nào Chị Dậu cũng dành 2 phút nhìn Dashboard này. "Giống như bảng điều khiển xe hơi vậy," Chị nói. "Nhìn là biết mình đang có bao nhiêu tiền mặt, đã chi bao nhiêu, còn bao nhiêu trong ngân sách."
Có lẽ đây là điểm Chị Dậu lo lắng nhất: "Nghe hay đấy, nhưng cài đặt có khó không?" Câu trả lời là KHÔNG. HFFS có Setup Wizard (trình hướng dẫn khởi tạo) rất thân thiện.
Setup Wizard có 4 bước:
Bước 1 - Số dư ban đầu: Nhập số tiền hiện có (tiền mặt, tài khoản ngân hàng). Đây là điểm xuất phát.
Bước 2 - Nợ: Nhập các khoản nợ hiện tại (nếu có). Tên khoản nợ, số tiền, lãi suất, kỳ hạn.
Bước 3 - Ngân sách: Đặt ngân sách ban đầu cho từng danh mục chi tiêu. Bạn có thể điều chỉnh sau.
Bước 4 - Xác nhận: Xem lại thông tin, nhấn "Hoàn tất". Hệ thống tự động tạo tất cả sheets, điền công thức, sẵn sàng dùng.
Cả quá trình mất khoảng 10 phút. Chị Dậu làm vào tối thứ Sáu, đến 9 giờ tối đã xong. "Dễ hơn em nghĩ nhiều," Chị nói với chồng.
Lưu ý quan trọng: Trong quá trình setup, hãy chuẩn bị sẵn các thông tin: số dư tài khoản ngân hàng, danh sách các khoản nợ (tên, số tiền, lãi suất), thu nhập trung bình hàng tháng. Có sẵn các số này, bạn sẽ điền nhanh hơn.
"Trước giờ em vẫn ghi sổ được mà anh," Chị Dậu nói. "Có cần dùng HFFS không?" Câu hỏi hợp lý. Hãy so sánh cụ thể:
| Tiêu chí | Sổ tay / Excel thủ công | HFFS |
|---|---|---|
| Thời gian nhập liệu | 5-10 phút (viết tay hoặc mở Excel, tìm ô, nhập) | 30 giây (mở form, điền, xong) |
| Tính toán ngân sách | Tự tính bằng tay hoặc công thức Excel (dễ sai) | Tự động 100%, cảnh báo 3 màu |
| Phân tích xu hướng | Khó, phải tự vẽ biểu đồ | Dashboard tự động, biểu đồ cột/tròn |
| Cảnh báo vượt ngân sách | Không có, phải tự nhớ | Tự động đổi màu: Xanh/Vàng/Đỏ |
| Theo dõi đầu tư | Phải mở nhiều app riêng | Tất cả trong 1 nơi (CK, vàng, crypto, khác) |
| Truy cập mọi lúc | Chỉ ở nhà (nếu ghi sổ giấy) | Mọi lúc, mọi nơi (web, mobile) |
| Chia sẻ với vợ/chồng | Khó, phải chụp ảnh gửi | Dễ, share link Google Sheets |
| Backup dữ liệu | Dễ mất (sổ giấy, file Excel hỏng) | Tự động lưu trên Google Drive |
| Chi phí | 0đ (nhưng tốn thời gian) | 0đ (và tiết kiệm thời gian) |
| Học cách dùng | Dễ (ai cũng biết viết) | Hơi khó lúc đầu (30 phút làm quen) |
| Độ chính xác | 70-80% (sai số do tính tay) | 99.9% (máy tính) |
Chị Dậu nhìn bảng và gật đầu:
"Ra là thế. Mình mất 10 phút mỗi ngày để ghi sổ và tính toán. Một tháng là 5 giờ. Còn HFFS chỉ mất 1 giờ mỗi tháng, và còn chính xác hơn nhiều. Đặc biệt là phần cảnh báo ngân sách - cái này sổ tay không làm được."
Điểm then chốt không phải là HFFS làm được gì. Mà là HFFS giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót, và quan trọng nhất là CẢNH BÁO KỊP THỜI khi sắp vượt ngân sách. Thời gian tiết kiệm được, bạn dành cho con, cho bản thân, hoặc làm thêm thu nhập. Đó mới là giá trị thật.
Tối hôm đó, Chị Dậu đóng laptop lại và mỉm cười. Lần đầu tiên sau nhiều tuần, Chị cảm thấy nhẹ nhõm. Không phải vì đột nhiên có nhiều tiền hơn. Mà vì Chị đã tìm được CÔNG CỤ phù hợp để kiểm soát tài chính cho mái ấm nhỏ của mình.
Bây giờ Chị Dậu đã biết:
Nhưng biết thôi chưa đủ. Câu hỏi quan trọng bây giờ là: Làm thế nào để CÀI ĐẶT và bắt đầu dùng HFFS?
Có phải chỉ cần mở Google Sheets và tự tạo các sheet không? Hay phải copy code gì đó? Setup Wizard thực tế hoạt động ra sao? Có cần biết lập trình không?
Bài tiếp theo, chúng ta sẽ cùng Chị Dậu thực hành từng bước cài đặt HFFS trong 10 phút. Bạn sẽ có hệ thống sẵn sàng để nhập giao dịch đầu tiên. Chuẩn bị sẵn tài khoản Gmail và 10 phút rảnh nhé.
Hẹn gặp lại!